טיפים לבחירת רואה חשבון
במציאות העסקית המורכבת של ימים אלו כל עסק ,עצמאי או חברה בע"מ זקוקים לשירותיו של רואה חשבון. גם אם העוסק/נישום מטפל בכוחות עצמו בהנהלת החשבונות השוטפת, מומלץ להעזר באיש מקצוע לצורך הגשת הדו"חות השנתיים והתקופתיים החודשיים לשלטונות המס.
השאלה היא כיצד לבחור רואה חשבון נכון, שיוכל לטפל במקצועיות ובמסירות בצורכי העסק ושיהיה לעזר משמעותי בקבלת החלטות.
להלן מספר "טיפים" שעשויים לעזור בבחירת משרד רואה חשבון:
1) המלצות – קבלו המלצות מחברים וקולגות, הכינו רשימה שתכלול מספר מועמדים שונים לתפקיד רואה חשבון ותשאלו את הממליצים לגביהם.
2) גוגל – הקשת שם המשרד ושמות השותפים בגוגל או במנועי חיפוש אחרים, תספק לכם הרבה אינפורמציה אודות המועמדים, שלילית וחיובית כאחד. יחד עם זאת, זכרו שאתר אינטרנט של רואה חשבון הינו "אריזת המוצר" בלבד ולפיכך מהווה רושם ראשוני בלבד.
3) פגישה – בשלב הבא קבעו פגישת פנים אל פנים לצורך קבלת אינדיקציה טובה יותר לגבי המועמד. כך אפשר לבחון את הכימיה שנוצרת עם אותו רואה חשבון, שהרי התנהלות בין לקוח ובין רואה חשבון אמורה להימשך על פני תקופה ארוכה .
4) שאלות – שאלו שאלות מקצועיות שעולות מהמציאות הפיננסית של עסקכם, בחנו את אופי התשובה ואם היא מספקת לדעתכם.
5) המלצות – בקשו מכל רואה חשבון שאתם בודקים שמות של ממליצים מקרב לקוחות משרדו בכל תחום אפשרי. גם אם הוא יבקש מכם לא להתקשר ללקוחות לפני שהוא משוחח עימם, ראו זאת בחיוב – הוא דואג לפרטיות ולבטיחות של לקוחותיו. לאחר שיחה עם הממליצים הצליבו מידע לזה שנתקבל מאותו רואה חשבון.
6) בררו את הרקע של המועמד – בדיקת נסיונו של רואה חשבון , כמוה גם ותק שנות העבודה ,היכן עבד רואה החשבון בעבר ובאיזה סוג של משרד הוא ביצע התמחות הינם שלב קריטי בבחירת רואה חשבון מתאים. לכל ענף יש מדדים וחוקים ספציפיים, המצריכים בקיאות רבה.
7) וודאו שיש למשרד אתר אינטרנט – פירמות חשבונאיות מחזיקות אתר אינטרנט, בו ניתן לבצע פעולות חשבונאיות וכך לחסוך זמן וכסף רב. בחנו אם אפשרות זו הולמת את צורכי העסק מכיוון שהיא עשויה לספק מענה הולם.
8) חוזה התקשרות – יש לבדוק היטב את הסכם ההתקשרות עם כל רואה חשבון מועמד לתפקיד, מה הוא מציע ,מה התמורה ואם קיימת אפשרות לסיים את ההתקשרות בהתאם לשיקול דעתכם.
9) אל תתרשמו בקלות – הפעילו את חוק ההגיון ואל תתפתו להבטחות או להתרברבות של רואה חשבון זה או אחר בנוגע לקשריו במוסדות המס. התחלופה שם גבוהה והזמן הממוצע שפקיד נמצא בתפקיד מסוים אינו ארוך מידי.
מה יתאים יותר לעסקך -משרד רואי חשבון קטן או גדול ?
הגישה המסורתית היא, שתיק קטן מתאים למשרד קטן, אך אין ספק שיתרון הגודל של המשרד הוא יתרון עבור הלקוח. טיפול של שותף בכיר אינו שקול לטיפולו של עובדים זוטרים, והזמינות של רואה חשבון חשובה.
זמינות ונגישות, מאפשרים קבלת סיוע מקצועי בזמן אמת. בעל מקצוע מיומן, שעובד בפירמה מאורגנת, יוכל לייעץ בכל תחום גם מבלי להכיר את התיק הספציפי ומבלי שצריך לפנות אליו יותר מפעם אחת.
אופי התקשורת עם רואה חשבון
ההתפתחות הטכנולוגית מאפשרת היום שימוש בממשק און ליין בין לקוח ובין רואה חשבון המטפל בענייניו. זה מייעל בצורה ניכרת את המעקב השוטף אחר ניהול החשבונות, דבר שלא מתאפשר בדרך הניהול הרגילה, אולם קל מאד לביצוע כאשר האינטרנט מאפשר נגישות מיידית לנתונים.
בנוסף, משרד עם רמת מיכון גבוה יידע ליעץ ללקוח איך להעלות את הרמת יעילות העסק.
חשוב שבעל העסק יהיה מעודכן בכל הפעולות המתבצעות בתיק שלו ע"י רואה חשבון כגון, מעקב שוטף אחר הוצאות והכנסות, רווחיות ואלמטים נוספים, שיכולים להביא לשיפור משמעותי בתפקוד העסק.
תדירות בדיקות תכנון המס
יש לבדוק איזה דוחות נוהג המשרד להפיק בזמן אמת אודות פעילות העסק כמו, מאזני בוחן, גרפים, ומגמות של העסק ביחס לתקופות קודמות ולעסקים מסוג דומה. בררו אם רואה החשבון בודק את נתוני העסק עם מדדים של סבירות הכנסה המתפרסמים מעת לעת ע"י מס הכנסה.
כחלק מהליך הבירור, עמדו על סוג התקשורת של הפירמה עם הלקוחות ותדירות העברת המידע. חשוב כי משרד רואה חשבון יהיה אקטיבי בבדיקת סבירות ההוצאות וההכנסות,בייעוץ ובתכנוני מס ולא יסתפק בעריכת דוחות ובאיסוף חשבוניות וספירתן.
חלק חשוב מעבודת רואה חשבון, הוא בחינת הנתונים הכספיים של העסק כך, למניעת "הפתעות" בסוף השנה. עליו,איפוא, לערוך חישובי תכנון מס במהלך השנה ולוודא שהמשכורות המשולמות לבעלים או הדיבידנד תואמים את צרכיו ואת צורכי העסק. יש לבדוק אם נערכת בדיקה לאופטימיזציה של חבויות המס, במישור של החברה ובמישור של הבעלים.
חשוב מאוד לברר מראש באיזה תדירות מבצע אותו רואה חשבון בדיקה שכזו. המינימום ההכרחי הוא בתדירות של אחת לחצי שנה, אך מוטב לעשות זאת בתכיפות גבוהה יותר. כמובן שעסקים גדולים ומורכבים, מצריכים בדיקות לעיתים קרובות.
אם אתה מקים עסק חדש, חפש רואה חשבון המבין מה זה עסק חדש ובנוי לתמוך בו. בתור עוסק חדש, בשנה- שנתיים הראשונות תשאל המון שאלות טפשיות (זה הגיוני, עוד לא למדת מה השאלות ה"נכונות"). אתה רוצה רואה חשבון שיש לו את הסבלנות, הנכונות להסביר. כעוסק חדש סביר מאוד שתשנה את מאפייני הפעילות שלך כמה פעמים במהלך השנים הראשונות לפעילותך (עקומת הלמידה). חפש רואה חשבון שבנוי לזה, שהשינויים שאתה עושה לא יזעזעו אותו. בקיצור, מישהו שמתאים לעסק שלך.
איל טובי, רו"ח – הכותב הינו בעל משרד רואה חשבון, מגשר, מרצה במכללה למנהל וחבר בארגון עסקים BNI. מאמר זה מובא באופן כללי, תמציתי ולתשומת לב. אין להסתמך עליו מבלי לקבל חוות דעת מקצועית נוספת. דברי החקיקה המופיעים בפרסום אינם נוסח רשמי. רק הנוסח הרשמי של החקיקה מחייב.